Conditions générales de Vente pour le service MAGEKA

Dernière mise à jour : 15 Octobre 2018

Le service MAGEKA est édité par la société AKTARMA.

Les présentes conditions Générales de Vente organisent les relations contractuelles entre les Utilisateurs et MAGEKA et les conditions et les obligations légales liées à la souscription des services proposés et fournis par la société AKTAMA via le service MAGEKA.

Toute utilisation et/ou recours aux Services proposés par MAGEKA aux Utilisateurs impliquent l'acceptation pure et simple, sans réserve des présentes Conditions Générales de Vente, ce que l'Utilisateur des du service susvisé déclare et reconnait expressément.

ARTICLE 1 – Définitions

Les termes débutant par une majuscule au sein du Contrat, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Anomalie : Non-conformité et/ou vice reproductible du Logiciel et de son paramétrage, qui empêche le fonctionnement normal de celui-ci ;

Client : Entité qui souscrit l’Offre de la société AKTARMA ;

Identifiant : Codes comprenant le nom de l’utilisateur et un mot de passe, nécessaires pour accéder aux fonctionnalités du Logiciel. L’identifiant est unique, personnel et confidentiel. Il est transmis au Client autant d’Identifiants que d’Utilisateurs ;

Logiciel : Tout logiciel fourni par le Prestataire au Client et en particulier le logiciel MAGEKA et les Solutions associées ;

Offre : L’accès au service proposé, dans les termes et conditions spécifiques énoncés par AKTARMA pour la durée de validité souscrite ;

SaaS : Mode d’accès à distance du Logiciel via Internet à l’aide d’Identifiant(s) personnalisé(s) pour le Client. L’application logicielle est installée sur les serveurs informatiques d’AKTARMA ;

Solutions : Fonctionnalités logicielles spécifiques présentées dans l’Offre et le Document de spécifications fonctionnelles et mises à disposition du Client ;

Utilisateur : désigne la personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié, représentant, etc.) qui bénéficie d’un accès au Logiciel et aux Solutions sur son ordinateur en vertu de la licence d’utilisation contractée par le Client ;

Internet : désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde ;

Intranet : désigne le réseau informatique propre à une entreprise ou une organisation, utilisant les protocoles TCP/IP et, plus généralement, les technologies de l’Internet et pouvant être relié au réseau Internet.

Article 2 - Objet

Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles AKTARMA fournit au Client une licence d’utilisation personnelle et non exclusive d’accès au Logiciel MAGEKA en mode SaaS.

ARTICLE 3 – Documents contractuels

AKTARMA précise que les images figurant dans tous documents émanant d’AKTARMA (comme par exemple et sans que cette énumération soit limitative : spécifications fonctionnelles, proposition commerciale, offre, étude, documentation) ou encore sur le ou les sites internet d’AKTARMA, sont des représentations non contractuelles.

Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d’une des Parties, dans l’application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que puissent en être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être susceptible de créer un droit quelconque.

AKTARMA se réserve le droit de modifier tout ou partie des dispositions de ses conditions générales ou particulières. Il est convenu expressément que toute nouvelle version sera opposable au Client deux semaines après envoi par mail, sauf opposition du Client avant l’expiration de ce délai.

ARTICLE 4 – Effet, durée et reconduction

Le présent Contrat, conclu pour une durée d'au moins un mois est reconduit tacitement pour une durée équivalente.

ARTICLE 5 - Résiliation - Suspension

5.1 - Le présent contrat pourra être résilié à tout moment avant sa date de reconduction, par lettre recommandé avec accusé de réception.

5.2 - AKTARMA se réserve le droit de résilier ou suspendre de plein droit l’exécution du présent Contrat sans que le Client ne puisse lui demander une quelconque indemnité, en cas de violation grave ou renouvelée d’une des clauses du Contrat et notamment dans les cas où:

- un incident de paiement aurait été enregistré à l’encontre du Client

- un acte ou une tentative d’acte d’utilisation illicite des informations contenues dans l’un ou l’autre des documents techniques aurait pour origine le Client.

La résiliation pour les cas visés précédemment aura pour conséquence de rendre exigible l’ensemble des sommes dues à AKTARMA par le Client qui s’engage à régler, sans délai, lesdites sommes.

5.3 - En cas de cessation des relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit, AKTARMA restituera dans les meilleurs délais avec un maximum de 3 mois, au Client l’ensemble des Données. Le Client cessera d’utiliser l’ensemble des Identifiants.

ARTICLE 6 – Assistance

AKTARMA est en charge de l’assistance au Client sur toute question relative à la mise en œuvre du Logiciel suite à une action de formation sur site.

Cette assistance consiste à fournir, par téléphone, au salarié du Client qui a suivi la formation les explications supplémentaires dont il a besoin pour utiliser les fonctionnalités spécifiques du Logiciel.

AKTARMA s’engage à mettre les moyens nécessaires pour traiter les demandes du Client dans de bonnes conditions (accueil avec une plage horaire correspondant aux horaires standard de bureau, disponibilité et compétence du personnel en charge des appels, de leur analyse et de la recherche de solution) et à intervenir dans les meilleurs délais.

La qualité et le temps de réponse d’AKTARMA dépendra de la collaboration active du Client, chargé de lui transmettre les informations adéquates.

ARTICLE 7 – Maintenance corrective

7.1 – En cas d’apparition d’Anomalies telles que définies au Glossaire, AKTARMA s’engage à intervenir, soit directement soit par un sous-traitant, pour les corriger soit par téléphone soit sur site.

La Maintenance corrective a pour but d’apporter au Client une solution directe ou le cas échéant, de contournement dans les cas d’Anomalies constatées et ne permettant pas, pour le Client, une utilisation normale d’une fonctionnalité du Logiciel.

Une fois l’Anomalie décrite par le Client, AKTARMA s’engage à mettre les moyens nécessaires pour traiter les demandes du Client dans de bonnes conditions (accueil avec une plage horaire correspondant aux horaires standard de bureau, disponibilité et compétence du personnel en charge des appels, de leur analyse et de la recherche de solution) et à intervenir dans les meilleurs délais.

La qualité et le délai de réponse d’AKTARMA dépendra de la collaboration active du Client, chargé de lui transmettre les informations adéquates.

7.2 - Toutes interventions dues à une utilisation non-conforme ou non autorisée du Logiciel ou des Prestations, par le Client ou consécutive à un dysfonctionnement de l’un quelconque des éléments de sa configuration en interne sont facturées en sus, selon les conditions financières habituellement pratiquées par AKTARMA à ses autres Clients.

7.3 - Le Logiciel s’appuyant sur un nombre important d’applicatifs divers propres à l’organisation matérielle et logicielle interne du Client, les dysfonctionnements peuvent provenir de différentes sources, indépendantes du Logiciel.

Le Client s’engage à apporter tout le soutien nécessaire et, en particulier, à décrire le plus précisément possible ledit dysfonctionnement et à informer AKTARMA en cas d’évolution de son système informatique (hardware et software).

ARTICLE 8 – Maintenance évolutive

AKTARMA s’engage pendant toute la durée du Contrat à faire évoluer régulièrement le Logiciel de sorte que celui-ci reste en permanence conforme à l’état de l’art et aux standards du marché. Tout développement spécifique aux besoins du Client et demandé par lui fera l’objet d’une commande spécifique avec la production d’un cahier de spécifications et d’un devis.

ARTICLE 9 – Hébergement, sauvegarde et archivage des Données

9.1 - AKTARMA s’engage à mettre en œuvre les meilleurs moyens pour rendre le Logiciel accessible 24h/24 et 7 jours/7 ; toutefois, AKTARMA se réserve le droit de fermer l’accès au Logiciel afin d’assurer la maintenance des matériels et des logiciels nécessaires à l’hébergement.

AKTARMA s’engage à informer le Client au moins 24 heures à l’avance de toute interruption d’accès au serveur, de son fait ou dont il peut avoir connaissance.

9.2 - AKTARMA assure l’hébergement des Données relatives à l’utilisation du Logiciel par le Client sur un serveur dédié, via un sous-traitant professionnel. AKTARMA se porte fort de la bonne exécution des obligations contractées dans le cadre du présent Contrat par son sous-traitant.

9.3 - AKTARMA organise la sauvegarde des Données de façon automatisée. La fréquence des sauvegardes et leurs durées de conservation sont détaillées dans les conditions particulières. Leur restauration peut se faire sous certaines conditions sur simple demande du Client et sera facturée aux tarifs en vigueur chez AKTARMA au jour de la demande.

9.4 - Les connexions informatiques et électriques entre le site du Client et le serveur d’AKTARMA sont de la responsabilité du Client ; la limite de responsabilité d’AKTARMA et de son sous-traitant s’arrêtant en entrée de sa salle d’hébergement.

ARTICLE 10 – Obligations et responsabilité d’AKTARMA

10.1 - Les obligations d’AKTARMA au titre du présent Contrat sont reconnues expressément par le Client comme étant des obligations de moyens. Ainsi, AKTARMA mettra en œuvre les meilleurs moyens à sa disposition pour exécuter le présent Contrat. La responsabilité d’AKTARMA ne pourra donc être engagée que sur la démonstration d’une faute exclusive imputable à AKTARMA.

10.2 – Intégrité et Sécurité des Données : AKTARMA s’engage à mettre en œuvre les moyens connus à ce jour pour préserver l’intégrité des Données, que ce soit pendant leur hébergement et leur sauvegarde. Le Client reconnaît néanmoins que malgré la mise en œuvre de ces précautions, une intrusion malveillante n’est pas à exclure.

10.3 - La responsabilité d’AKTARMA ne pourra être engagée en cas d’utilisation non conforme du Logiciel ou si le Client n’a pas réellement apprécié la capacité de son environnement technique et informatique (matériels, serveurs, flux Internet, etc.) ni réalisé efficacement la maintenance et les mises à jour de ses logiciels et de ses matériels.

10.4 - La responsabilité d’AKTARMA ne saurait être engagée suite à l’utilisation par le Client des données qui lui appartiennent. Le Client reste seul responsable des éléments communiqués et engagements pris avec ses partenaires commerciaux ou administrations ainsi que des conséquences qui découleraient de l’utilisation des données qui lui appartiennent.

10.5 - La responsabilité d’AKTARMA ne saurait être engagée en cas de force majeure telle que décrite à l’article 18 ci-dessous. AKTARMA ne saurait être tenu responsable notamment des difficultés d’accès ou impossibilité momentanée d’accès au serveur dues aux perturbations du réseau de télécommunication, le Client étant informé de la complexité des réseaux mondiaux, et de l’afflux, à certaines heures, des utilisateurs d’Internet.

10.6 - En cas d’inexécution par AKTARMA de l’une quelconque des obligations à sa charge (en application du Contrat ou de dispositions légales), les Parties conviennent expressément :

- que la responsabilité d’AKTARMA serait limitée aux dommages matériels directs,

- que sont expressément exclus de toute réparation tous dommages immatériels, par exemple et sans que cette énumération soit limitative : les pertes de bénéfices, de chiffre d’affaires, de marges, de revenus, pertes de commandes, de Clients, d’exploitation, les pertes de données, de fichiers, de preuves, ou encore l’atteinte à l’image de marque ou l’action de tiers ;

- que le Client devra saisir les tribunaux compétents dans un délai de 3 mois à compter de l’inexécution sous peine de forclusion ; et, en toutes hypothèses, que le préjudice qui résulterait de cette inexécution pour le Client ne pourra jamais être réparé au-delà d’une somme maximale (plafond d’indemnisation) correspondant au prix reçu par AKTARMA au titre des Prestations en question pendant la période d’inexécution.

ARTICLE 11 – Obligations et responsabilité du Client

11.1 - Le Client s’engage à respecter les conditions d’utilisation du Logiciel ainsi que toute instruction subséquente d’AKTARMA. Notamment, il s’engage à saisir et transmettre des données dans le Logiciel, en respectant es formats, et les modalités de transmission prévues. Le Client s’engage à respecter son obligation de collaboration avec AKTARMA en particulier lors de la description de l’éventuelle Anomalie.

11.2 - Il appartient de même au Client de disposer de la configuration appropriée, notamment en ce qui concerne les matériels, logiciels, réseaux, terminaux, connexions et câblages et à faire évoluer ses matériels en adéquation avec les nouvelles versions du Logiciel. Le Client prend en charge la maintenance, les mises à jour de ses logiciels et de ses matériels.

11.3 - Conscient de la spécificité du Logiciel s’appuyant sur les ressources matérielles et logicielles internes à son organisation, le Client s’engage à informer AKTARMA de toute modification de ladite organisation à savoir notamment changement de FAI (Fournisseur d’accès Internet), changement de matériel, ajout de logiciel.

11.4 - Identification – accès sécurisé par un ou plusieurs Identifiant(s) : AKTARMA fournit au Client des outils afin que ce dernier puisse gérer, par lui-même, l’attribution des identifiants et des mots de passe aux Utilisateurs. Ces Identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client s’engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

Le Client est entièrement responsable de l’utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’a accès au Logiciel et aux Solutions. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Solutions. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en informera le Prestataire sans délai et le confirmera par courrier recommandé. AKTARMA se réserve le droit, en cours d’exécution du Contrat, de modifier et/ou changer tout ou partie des Identifiants, notamment pour des raisons d’ordre technique ou de sécurité, sans que le Client ne puisse réclamer une quelconque indemnité. Cependant, dans la mesure du possible, AKTARMA informera au préalable le Client avant la mise en œuvre de cette modification.

ARTICLE 12 – Propriété intellectuelle

12.1 - Propriétaire du Logiciel AKTARMA est et demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel, le présent Contrat n’opérant aucun transfert de droits de propriété intellectuelle au bénéfice du Client. Par le présent Contrat, le Client dispose d’un droit d’utilisation des fonctionnalités du Logiciel, personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée du Contrat, s’effectuant par accès distant.

Il est notamment formellement interdit au Client :

- de procéder à toute forme de reproduction ou de représentation du Logiciel ou de sa documentation, ou d’altérer ou masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de copyright apposées sur le Logiciel ;

- d’intervenir sur le Logiciel de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et corrective étant assurée par AKTARMA ;

- de modifier ou chercher à contourner tout dispositif de protection du Logiciel.

12.2 - Propriété des Données : Le Client est seul propriétaire du contenu des Données et est responsable de leur contenu. AKTARMA s’interdit d’en communiquer le contenu à tout tiers et garantit l’exclusivité de l’accès à ces Données aux seuls utilisateurs disposant d’un Identifiant. En conséquence, en cas de cessation du présent Contrat, quelle qu’en soit la cause, AKTARMA s’engage à restituer au Client l’ensemble des éléments lui appartenant ainsi que les copies de sauvegarde qu’il aurait pu faire.

12.3 - Référencement : Le Client autorise AKTARMA à utiliser le nom du Client et/ou de ses marques et/ou logo pour faire état de leur relation commerciale dans le cadre de la présentation de ses activités, sur ses documents commerciaux, ses sites internet et/ou supports portés à la connaissance du public.

ARTICLE 13 – Compatibilité, accès et télécommunications

Le Client fait son affaire personnelle, à ses frais exclusifs, de l’acquisition, la mise en place, la maintenance et la connexion des différents éléments de la configuration et des moyens de télécommunications nécessaires à l’accès au Logiciel. Le Client doit s’assurer de la compatibilité de son matériel, système d’exploitation et logicielle avec l’utilisation du logiciel MAGEKA. Il doit également veiller à la mise à jour régulière de ses différents pilotes matériels.

ARTICLE 14 – Informatique et libertés

Le Client devra notamment mentionner, le cas échéant, dans ses déclarations auprès de la CNIL que les Données sont hébergées par un tiers.

ARTICLE 15 – Conditions financières

15.1 - Les différents tarifs sont détaillés dans les conditions particulières de l’offre. Ils concernent d’une part le prix de la licence d’utilisation qui inclut la maintenance corrective, l’assistance et l’hébergement ; d’autre part le prix du paramétrage et de la formation des équipes.

15.2 - Les prix susmentionnés sont indexés automatiquement sur l’indice SYNTEC, au 1er janvier de l’année de la signature du contrat de Licence par le Client, l’indice de référence étant l’indice en vigueur au 1er janvier de l’année précédant la réévaluation. AKTARMA peut, par ailleurs, décider une augmentation des tarifs après en avoir informé le Client au moins trois mois avant sa mise en place. Le Client est alors en droit de résilier le Contrat. La résiliation prendra alors effet dans les conditions détaillées à l’article 5.

15.3 - Modalités de règlement : Le prix est payable selon les modalités définies dans l’Offre pour les frais d’installation et de formation. Les factures sont envoyées par voie électronique et leur paiement s’effectue par prélèvement automatique. (AKTARMA se réservant le droit de suspendre les accès en cas de rejet de prélèvement).

En cas de retard de paiement, des pénalités de retard calculées au taux d’intérêt légal majoré de 3 points, sur le montant TTC dû, auxquels s’ajoute une somme forfaitaire minimum de 40,00€ HT au titre d’indemnité pour frais de recouvrement. Ces pénalités et indemnités seront automatiquement et de plein droit acquises à AKTARMA, sans formalité aucune ni mise en demeure préalable, sans préjudice de toute autre action que AKTARMA serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre du Client.

En outre, les frais de recouvrement (par voie d’huissier ou judiciaire) seront supportés par le Client qui s’y engage et si AKTARMA devait confier le recouvrement de sa créance à un tiers, le Client serait redevable également du remboursement des frais et honoraires engagés.

ARTICLE 16 – Cession du contrat

Le bénéfice du présent Contrat ne pourra être cédé ou transféré à un tiers sans l’accord préalable et écrit de l’autre Partie.

ARTICLE 17 – Force majeure

Outre les événements habituellement retenus par la jurisprudence française en cas de force majeure, les obligations des parties seront automatiquement suspendues dans les hypothèses d’événements indépendants de leur volonté expresse empêchant l’exécution normale du présent contrat, tels que les tremblements de terre, l’incendie ou l’inondation des locaux d’exploitation de l’activité de l’une ou l’autre des Parties, la tempête, le blocage des moyens de transport pour quelque raison que ce soit, les grèves totales ou partielles, internes ou externes à l’entreprise, le lock-out de l’entreprise, le blocage régional, national ou international des télécommunications et le blocage régional, national ou international des réseaux informatiques.

La Partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre Partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.

Cependant, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles.

ARTICLE 18 – Dispositions diverses

18.1 - Divisibilité des clauses : La nullité, la caducité, l’absence de force obligatoire ou l’inopposabilité de l’une ou quelconque des stipulations du Contrat n’emporte pas nullité, la caducité, l’absence de force obligatoire ou l’inopposabilité des autres stipulations, qui conserveront tous leurs effets. Cependant, les parties pourront, d’un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.

18.2 - Les présentes Conditions Générales d’Utilisation du Logiciel MAGEKA en mode SaaS seront réputées acceptées tacitement par le Client, dès lors qu’elles auront été adressées au Client, qu’il n’en aura pas contesté les termes et que l’installation du Logiciel aura été effectuée totalement ou partiellement.

18.3 - Dans l’éventualité où l’une quelconque des dispositions du contrat serait déclarée nulle ou sans effet, de quelque façon et pour quelque motif que ce soit, elle serait réputée non écrite et n’entraînerait pas la nullité des autres dispositions.

18.4 - Aucune renonciation de l’une ou l’autre des Parties à se prévaloir de l’un quelconque de ses droits conformément aux termes du Contrat, ne saurait constituer une renonciation pour l’avenir auxdits droits.

18.5 - Le présent Contrat constitue l’intégralité de l’accord des Parties aux présentes. Il annule et remplace toutes les déclarations, promesses, ententes ou accords antérieurs.

18.6 - Aucune modification du présent Contrat ou de ses annexes ne sera valable, à moins d’être formulée par écrit et d’être signée par le Client et AKTARMA.

ARTICLE 19 – Règlement des litiges

Le présent Contrat est soumis et sera interprété conformément au droit français, à l’exclusion de toute autre législation. En cas de rédaction du Contrat en plusieurs langues ou de traduction, seule la version française fera foi. Les Parties s’engagent à rechercher préalablement et de bonne foi une solution amiable à tout différend entre elles portant sur la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du Contrat, ou plus généralement tout différend entre les Parties né à l’occasion du Contrat.

En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l’exécution du Contrat, les Parties conviennent de se réunir dans les trente jours à compter de la réception d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception notifiée par l’une des deux Parties.

À défaut pour les Parties d’être parvenues à une solution amiable, les Parties conviennent de désigner d’un commun accord un médiateur. Si au terme d’un délai de 30 jours, les Parties n’arrivaient pas à se mettre d’accord sur le choix de celui-ci, le médiateur serait désigné par le Président du Tribunal de Commerce de Tours statuant en référé à la requête de la Partie la plus diligente.

Ce médiateur réunira les Parties, effectuera toutes constatations utiles et les informera des conséquences de leurs propositions respectives. Il devra leur proposer, dans un délai maximum de 120 jours, les éléments d’une solution de nature à régler leur différend tout en sauvegardant leurs intérêts légitimes. Cette proposition ne sera ni obligatoire, ni exécutoire. Les frais et honoraires de ce médiateur seront répartis par moitié entre les Parties.

En cas de non résolution du litige, qui n’aurait pu être réglé ni à l’amiable par les Parties ni via l’intervention du médiateur, compétence est attribuée au tribunal du commerce de Tours, compétent dans le ressort de la Cour d’appel d’Orléans.

ARTICLE 20 - Assurances

AKTARMA déclare être assuré pour sa responsabilité civile professionnelle auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable pour tous les dommages matériels et immatériels consécutifs à l’exécution du présent Contrat par son personnel ou ses collaborateurs.

ARTICLE 21 - Élection de domicile

Pour l’exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux indiqués en tête des présentes. Toute modification du siège social ou de l’adresse de l’une des Parties ne sera opposable à l’autre Partie que huit jours calendaires après lui avoir été dûment notifiée.

ARTICLE 22 - Qualité

Le Prestataire s’engage à respecter les points suivants qui sont le gage de la qualité de sa prestation, à savoir :

22.1 Disponibilité : Le Prestataire s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut accéder et utiliser les Solutions concernées aux heures déterminées au Contrat.

Pénalités : En cas de non-respect au cours d’un mois des engagements de disponibilité, les pénalités suivantes seront appliquées :
- le montant total HT des pénalités dues pour un mois est plafonné à 3 % du prix mensuel HT dû pour ce mois.

22.2 Sécurité et confidentialité : Le Prestataire s’emploie à sécuriser l’accès et l’utilisation des Solutions, en tenant compte des protocoles, conformément aux usages en la matière.

Le Prestataire a mis en place des contrôles efficaces de protection contre l’accès non autorisé à ses systèmes d’exploitation et ses applications, ainsi qu’aux renseignements confidentiels des Clients afin de procurer une assurance raisonnable que l’accès aux Données des Clients est limité aux personnes autorisées et que les renseignements confidentiels des Clients sont protégés contre toute utilisation non conforme à leur usage.

Le Prestataire a mis en place une sauvegarde des Données, à raison d’une sauvegarde quotidienne sur 10 jours glissants et sur toute demande particulière liée à un évènement (clôture, etc.).

Les Données sauvegardées sont les suivantes : base de données et documents du Client. Le délai de restauration des sauvegardes est de 5 jours ouvrés, à compter de la déclaration de l’incident par le Client.

22.3 Intégrité : Le Prestataire s’engage à mettre en place des contrôles efficaces de nature à procurer une assurance raisonnable que les applications mises à dispositions des Clients traitent les Données qui lui sont confiées sans risques d’omission, altération, déformation ou toutes autres formes d’anomalies susceptibles de nuire à l’intégrité des résultats issus de ces applications et que les traitements sont en conformité avec la réglementation légale qui leur sont applicables.

L’intégrité du traitement s’étend à toute composante du système et à toutes les phases du traitement (entrée de données, transmission, traitement, stockage et sortie des données).

Ces contrôles consistent en des contrôles de cohérence des traitements, la détection et la gestion des anomalies ainsi que l’information des Utilisateurs relativement à tout risque de non-conformité associée.

Dans le cadre de la mise en conformité avec le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) :

I. Objet

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »).

II. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service MAGEKA.

• La nature des opérations réalisées sur les données est de s’assurer de l’identité des utilisateurs.
• La finalité du traitement est de sécuriser l’accès au service en le limitant aux seules personnes autorisées.
• Les données à caractère personnel traitées sont :
  • Nom,
  • Prénom,
  • Adresse mail,
  • Identifiant et mot de passe personnels,
  • Heures de connexion
• Les catégories de personnes concernées sont les utilisateurs du service.

III. Durée du contrat

Le présent contrat entre en vigueur à compter de sa date de signature et s’étend jusqu’à la clôture du service.

IV. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement

Le sous-traitant s’engage à :

1. Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance.

2. Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat.

3. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :

• - S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
• - Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

4. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

5. Sous-traitance
Le sous-traitant est autorisé à à recourir à la société OVH en qualité d’hébergeur du service.
(OVH SAS, société de droit français, domiciliée 2 rue Kellermann 59100 Roubaix, et inscrite au RCS de Lille Métropole au numéro B424 761 419).

7. Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

8. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à adresse mail de contact du client

9. Notification des violations de données à caractère personnel
Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures ouvrées après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant d’un mail. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

10. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.

Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

11. Mesures de sécurité

Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes, selon les besoins :

• - la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel
• - les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
• - les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
• - une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

AKTARMA s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité connues à ce jour par la profession pour préserver la confidentialité des données. Cet engagement étant reconnu expressément comme une obligation de moyens. Dans la mesure où l’article 32 du règlement européen sur la protection des données prévoit que la mise en œuvre des mesures de sécurité incombe au responsable du traitement et au sous-traitant, il est recommandé au responsable de traitement de prendre les mesures nécessaires concernant la sécurité de l'accès aux comptes utilisateurs.

12. Sort des données
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage à détruire toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant.

13. Délégué à la protection des données
Le sous-traitant communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données. Gilles JULIEN - AKTARMA - 6, rue Victor LALOUX 37000 TOURS – gilles.julien@aktarma.fr